弁護士法人戸田労務経営様

システム導入を検討するに至った背景や要因、導入タイミングについて教えてください

以前利用していた案件管理システムは事務所内でのみ使用可能で、活用範囲も限定的でした。そのため、外出先からでも案件の確認や入力ができる仕組みの必要性を感じていました。
そうした中、2020年のコロナ禍をきっかけに、事務所でもリモートワークの導入が急務となりました。
所内連絡ツールや資料保管ツールについてはクラウド化を進めていましたが、案件管理システムだけが未対応であったため、業務継続の観点からも早急な対応が求められていました。

Armana（アルマナ）を選んだ決め手や理由を教えてください

導入を検討していた当時は、弁護士業務に特化したクラウド型の案件管理システムはまだ多くなかったと記憶しています。
その中でArmanaは、大規模法律事務所と連携して開発・監修され、実際の現場で利用されている点に安心感があり、案件管理ノウハウがしっかりと蓄積されていると感じました。
また、実際にトライアルを行った結果、操作感が分かりやすく、日常業務に無理なく取り入れられる点も高く評価しました。加えて、以下の点が導入の決め手となりました。

• 弊所のメイン業務である顧問管理にも対応していること
• 弊所の運用に合わせたカスタマイズに柔軟に対応してもらえること
• Chatworkなど外部ツールとの連携が充実していること
• 旧システムからのデータ移行作業についてもサポートしてもらえること

これらの点を総合的に判断し、Armanaの導入を決定しました。

Armana（アルマナ）導入をしたことで業務にどのような効果がありましたか？

案件入力・ログ入力を徹底したことで、事件の状況を一目で共有できるようになりました。事件化した案件についても、進捗や対応状況を所内全体で把握できています。
特に顧問業務では、企業情報や対応履歴を一覧で確認できるほか、「最終フォロー」の実施時期も把握できるため、「そろそろフォローが必要だ」といった判断がしやすくなり、リマインドにも役立っています。
また、問い合わせ対応についても入力を行うことで、案件の流入経路や件数を可視化できています。
最近、集計機能の有料オプションを追加したことで、これまで以上にデータを活用できるようになりました。今後は、担当者別の売上状況を比較・分析し、その結果を組織全体の評価や改善につなげていきたいと考えています。

Armana（アルマナ）で今一番使っている機能について教えてください

経営の立場からは、「分析」の機能を定期的にチェックしています。
案件や顧問先ごとの状況に加え、流入経路なども把握できるため、事務所全体の動きを確認するために活用しています。
また、顧問先案件の管理においては、通知機能が重宝しています。ログや ToDo がスマートフォン（スマートウォッチにも）に表示されるため、重要な動きをリアルタイムで把握することができます。
最近では、顧問先へのタイムチャージ機能の活用も始めています。
さらに、実費・報酬の請求書作成機能についても、日常業務の中で活用しています。

導入時には期待していなかった想定外の導入効果があれば教えてください

想定外とまでは言えないかもしれませんが、案件管理のフローが整理・可視化されたことで、場所を問わず業務の状況を把握できるようになり、所内外での業務がスムーズになりました。
また、当事務所の使い勝手に合わせてシステムを非常に柔軟に改善していただいており、より使いやすく進化している点も大きな魅力だと感じています。