弁護士法人小杉法律事務所様

システム導入を検討された背景や、そのタイミングについて教えてください。

私が独立して事務所を立ち上げたのが2020年8月だったのですが、その際に「せっかく新たに始めるのなら、顧客管理も効率的に行える体制にしたい」と考えました。
そこで、いくつかの顧客管理システムを扱う会社に問い合わせをして、比較検討を始めました。

数ある中からArmana（アルマナ）を選ばれた決め手は何だったのでしょうか？

いくつか理由があります。
まず、導入前に試験的に使わせてもらえたのですが、その時に非常に使いやすいと感じました。
画面のデザインがとても見やすく、たとえば、時効のアラートや、コンフリクト未チェック・本人確認未チェックといった「見落としてはならない項目」だけがしっかり目立つようになっていて、安心感がありました。
また、データ容量がとても大きくてオーバーする心配がない点や、Todo管理・期日管理がしやすい点など、利便性の高さも導入の決め手でしたね。
スマホでも使いやすくて、外出先でも状況がすぐ確認できる点も大きなメリットでした。
費用がリーズナブルだったのも理由の１つです。

実際に導入されてから、業務にどのような変化がありましたか？

たとえば、時効管理の漏れや、コンフリクトチェック、本人確認の抜けなど、致命的なミスを防げるようになったのは非常に大きな成果です。
また、過去の依頼者から問い合わせがあった際に、名前で検索するだけで瞬時に事件記録にアクセスできるのは、本当に助かっています。
電話の記録もすぐにログで確認できますし、届いた書面をPDFで取り込んで、移動中でも内容確認が可能なので、業務効率は格段に上がりました。
Todoや通知が残り続ける仕様のおかげで、タスクの放置もなくなりました。
また、問い合わせ件数・受任件数・売上額がリアルタイムで把握できるので、経営判断にも大いに役立っています。将来の売上見込みも把握できるので、見通しが立てやすいですね。

現在、特によく使われている機能はありますか？

「分析」は特によく使っています。
たとえば、都道府県別・年齢や性別ごとの問い合わせデータを確認したり、過去・現在・将来の売上を把握したり、事件種別ごとの件数や各メンバーの持ち件数など、経営者目線で必要な情報をまとめて確認できるのが便利です。

導入前には期待していなかった、思わぬ導入効果があれば教えてください。

意外だったのは、データ分析の部分ですね。
顧問の会計士の先生には毎月売上や経費の情報を整理してもらっていますが、どうしても確認は翌月になりがちです。その点、Armanaではリアルタイムで状況を把握できるので、非常に助かっています。
問い合わせの傾向や、メンバーごとの持ち件数など、帳簿には出てこない情報も見える化できているので、導入して本当によかったと思っています。

また、カスタマーサポートが非常に手厚くて助かっています。
これまで担当してくださった方は丁寧で、質問にも的確に答えてくれますし、機能の追加要望にも柔軟に回答していただけるのもありがたいです。
加えて、当事務所で使っている会計ソフトとの連携がスムーズで、会計士の先生にもArmanaの見方を説明していただけるなど、サポート体制がしっかりしているのも魅力です。