法律事務所 ASCOPE

Armanaアルマナ 導入の経緯は？

Armana のフルプランを2017年12月から利用しています。
共同事務所や数多くの案件を取り扱っている事務所では、案件管理システムは欠かせないと思います。案件管理システムを導入すれば、代表電話に出た事務職員が、電話してきた人の属性（依頼者、相手方、新規の依頼者又は関係者等）を判別し、伝言等の連絡も極めてスムーズに行うことが可能となります。また、コンフリチェックもいちいち全弁護士に確認するといった業務もなくなります。さらに案件ごとに定期的なタスク等を設定して、事件放置を防ぐことが可能となる等様々なシステム化のメリットが受けられるからです。

Armanaを導入する前、弊所では、案件管理システムとして、複数人で共同編集可能なエクセルの様な所内システムを使用していました。
このシステムは、一覧性に優れているものの、同時に共同編集を行っていて、誤ってデータを削除することがしばしば発生し、バックアップを毎日取り、それと誤ったデータとの整合性を調査し復旧作業を行う必要がある等の問題がありました。さらに案件数の増大により、検索応答性も悪化し、業務効率の低下の問題もありました。
案件数の増大にも関わらず、検索応答性がよく、かつ、データ保持について信頼性の高いシステムを探していたところ、Armana に出会い、導入することにしました。

Armanaアルマナ の導入はスムーズでしたか？

システムの更新は予想以上に大変な作業であり、それを成功に導くには、強いリーダーシップと粘り強い業務改革の実践が求められると思います。
すなわち、システムは既存データ及び業務フローと結びついており、システムを更新することはこれらを一体的に更新することになります。
また、システムの利用者である弁護士及び事務職員も従前のシステム（データと業務フローを含む）に慣れ親しんでおり、彼らにこれら変更を浸透させる必要があります。

弊社では、まず、カイラステクノロジーさんに全所員参加させた説明会でシステムの使い方を説明してもらいました。その後、所内にシステム導入プロジェクトチームを組織し、いつどのタイミングで、誰が、どのデータを登録するかということをルール化し、所内マニュアルとして所内に公開しました。１週間に１回所員全員でミーティングを行い、ルールの周知や運用状況の把握、新しく追加された機能の説明などを行ない、浸透度合いを確かめました。
手はかかりましたが、その分、システムはかなり早い段階で定着し、作業効率も格段に上がりました。現在はもうシステムがあるのが当たり前な状態になっています。

経営者側はどのようにご利用されていますか？

マネジメントとして利用するのは、広告効果の測定や売上、売上見込などの把握です。
担当者毎の手持ち案件数がリアルタイムで分かるので、それを元に案件の割当を行なったりもしています。
案件が放置されていないかチェックできる機能は、弊社から依頼して Armana に追加してもらったものです。担当者毎に、放置されている期間別に、案件数が表示され、さらにその案件がどれかも分かるので、担当者への注意、指導だけではなく、依頼者へのフォローもでき、最悪な事態が起こる前に対応できるようになりました。

必要な機能が追加費用なしで依頼できるのは非常にありがたいです。
システムを使い慣れていくと、こういう機能があったらもっと業務が楽になるとか、こういう数値が見られると経営判断しやすくなるとか人事評価に役立てるとか思いが出てきます。普通のシステムであれば、追加で費用がかかったり、そもそもそういう機能追加は対応していなかったりで、実現できないことが多々あります。Armana の場合は、機能が必要になったら、その都度依頼するだけです。今まで要望を出して、実現されなかった機能はないと思います。
事務所が成長すると、今までのシステムでは満足できなくなっていくものだと思いますが、Armana は事務所と一緒に成長するシステムなので、10年後も20年後も使い続けていると思います。