法律事務所の
テレワークに
最適なシステム

利用者数1,900人を突破!

(2021年9月現在)

-アルマナ-

テレワークに
Armanaが最適な理由

1.いつでもどこでもアクセス可能

Armana では様々な機能で、担当者への通知が行えます。
通知は一覧で閲覧でき、重要な連絡を見逃すことはありません。

2.万全なセキュリティ対策

カイラステクノロジーは、何よりもセキュリティを重要視しています。

多重に設置したファイアウォールと不正アクセスの監視により、情報漏洩対策を行い、 情報セキュリティマネージメントシステム(ISMS) の認証を取得し、運用することで、 社内でのデータ管理を徹底しております。

認証規格
JIS Q 27001:2014
(ISO/IEC 27001:2013)
登録番号
MSA-IS-362
認証機関
MSA
株式会社マネジメントシステム評価センター
認証登録日
2019年 12月 19日

さらにセキュリティ対策をご希望の方は、以下の機能を追加費用なしでご利用いただけます。

IPアドレス制限

Armana にアクセスできる IP アドレスをオフィスの IP アドレスに限定できます。
万が一、ID とパスワードが漏洩した場合でも、オフィスのネットワークに接続されない限りは、Armana にアクセスすることはできません。

二重ログイン通知

アカウントご利用時に、同じアカウントでログインがあった場合、通知を行う仕組みです。
万が一、 アカウントの乗っ取りがあった場合も、迅速な対応が可能になります。

二段階認証

ID とパスワードによる認証以外 に、スマートフォンにインストー ルしたアプリが発行するランダムな数字を利用して認証する仕組みです。
万が一、ID とパスワードが漏洩しても、スマートフォンが盗まれない限りは、Armana にログインされることはありません。

3.最短即日でご利用可能

データ移行が不要な場合、最短でお申し込み日からご利用いただけます。

お支払いいただくのは月額ライセンス料のみで、初期費用はかかりません。
複数用意している料金プランから最適なプランをお選びいただけます。

プラン変更もできますので、スモールスタートで始めてプランをあげることや、使ってみて必要なければプランを下げることも可能です。

テレワークで使える機能

通知機能

ログ機能

ToDo管理機能

リスク管理機能

Notification functions

通知機能

Armanaでは様々な機能で、担当者への通知が行えます。
通知は一覧で閲覧できるので、重要な連絡を見逃すことはありません。

通知一覧画面

自分宛の通知を一覧で確認でき
見逃しを防止。

ベル通知

ページ上部で通知の有無と件数を
お知らせ。

デスクトップ通知

デスクトップでリアルタイムで
お知らせ。

Log functions

ログ機能

案件の当事者や相手方、関係者などとのやりとりを登録できます。
ログを登録することで、誰が、いつ、誰と何を話したか把握できます。

また、やりとりがあったことを担当者に通知できます。
メールでの通知も可能です。

ログ一覧画面

各案件に登録されたログを
一覧で確認。
既読・未読でわかりやすい。

ログの追加

入力補助機能で
簡単にログと通知先を登録できる。

ToDoを同時追加

ログ追加時にToDoも登録可能。
ToDo担当者への通知と
スケジューラへの表示で
対応漏れを防ぎます。

ToDo management

ToDo 管理機能

ToDo をしっかり管理できます。

タスクをアサインすると、担当者に通知されます。
また、タスク完了後、作業確認タスクを自動登録できるので、進捗もしっかり把握できます。

ToDo 一覧画面

絞り込みや並べ替えも可能で、
対応漏れ防止。

ToDo 追加

入力補助機能で
簡単にタスクの追加ができる。
作業確認タスクの自動登録も
チェックするだけ。

ToDo 自動追加

担当者がタスクを終えると
自分宛に確認依頼のタスクが
自動追加される。
スケジューラにも反映できる。

Risk management

リスク管理機能

対応が必要なのに対応されていない案件や、一定期間動きのない案件を把握できます。
案件が放置されるリスクを軽減できます。

放置案件

案件に対してどのくらいの期間、
放置されているかが一目瞭然。

放置案件一覧

担当者ごと・放置期間ごとの
一覧が確認ができる。

経営改善

クレーム数や終了理由の
集計があり、
事務所経営の改善に役立てられる。

テレワーク助成金

現在募集中の助成金はこちら

公益財団法人東京しごと財団

申請期限 令和2年7月31日
助成金上限額 250万
助成率 100%

厚生労働省

申請期限 令和2年12月1日
助成金上限額 300万
助成率 3/4

令和2年6月9日時点 
※詳細はリンク先をご確認ください。

低リスクで始められる

料金プラン

- 初期費用0円 -

Plan List

プラン一覧

案件管理【基本】
プラン
案件管理
基本プラン
案件管理
プラン
案件・顧問管理
プラン
案件・顧問
管理プラン
フルプラン
DXを押し進めたい
事務所向け
お金周りも含めて
案件を管理したい
事務所向け
案件数や顧問数が多い
事務所向け
これさえあれば
すべて大丈夫
スケジューラ
掲示板
経費精算
アドレス帳
一括宛名印刷
一斉メール配信※1
案件管理
報酬管理
実費管理
タイムチャージ※1
案件種別フォーム※1
訴訟管理
期日管理
顧問管理
一括請求書作成
タイムシート※1
経理※1
集計 ※2 ※2 ※2

※1 機能がないプランでも、オプションとして利用可能です

※2 集計のご利用は、経営者アカウントを契約していただく必要があります

経営者アカウントのご案内

Armanaでは、
通常アカウントとは別に、経営者専用のアカウントの発行が可能です。

経営者アカウントユーザーは、
上記のどのプランでも集計機能がご利用いただけます。

さらに、
以下のマネジメント機能も
オプションとして追加が可能です。

マネジメントオプション
本支店情報
支店別集計
受任数・売上・売上見込み
間合情報
流入分析
媒体別・紹介者別・都道府県別
人事評価
担当者別集計
受任数・売上・売上見込・手持ち案件
リスク管理
リスク管理
要対応数・終了理由・クレーム数集計

Case study

導入事例

:経営者

:弁護士

:事務局

例1
弁護士1名、事務局2名(計3名)

人を案件に紐づけて管理することで、弁護士不在時に連絡があった場合でも、
どの案件のどういう立場の人なのか事務局がすべて把握できます。
事務局から弁護士への連絡は、ログの通知機能を使って、一元化でき、伝言忘れや対応漏れを防げます。

例2
経営者1名、弁護士2名、事務局3名(計6名)

弁護士から事務局への作業依頼を ToDo 機能で行います。
ToDo をシステムで一元管理することで、作業漏れを防げます。
また、広告媒体の集計を行うことにより、広告効果をリアルタイムに把握できます。

例3

経営者1名、弁護士4名、事務局8名(計13名)

単発案件だけではなく、顧問先の案件もしっかり管理します。
所員の案件数や受任数を把握することで、人事評価に活かせます。

例4

経営者2名、弁護士8名、事務局10名(計20名)

規模の大きい事務所では、案件やお金の管理はもちろん、所員の人事評価からマーケティング活動の効果測定まで、すべきことがますます増えますが、Armanaだけですべてを一元管理できます。

Armanaアルマナ でどう変わった?

導入後の事務所インタビュー

Verybest Law Offices

Armanaアルマナ
事務所経営にとって大きな武器。
コスト削減以上に売上拡大に貢献。

ベリーベスト法律事務所

創業者 弁護士

酒井 将 先生

ベリーベスト法律事務所

創業者 弁護士

酒井 将 先生

Armanaアルマナ 導入の経緯は?

カイラステクノロジーの富士社長は、私の古い友人で、一緒に「弁護士ドットコム」を創業した同志です。お互い、「弁護士ドットコム」の経営を離れましたが、私は、ベリーベスト法律事務所を創業し、事務所を大きく成長させたいと考えていました。事務所を成長させるためには、膨大な件数の案件を管理するシステムが必須であることがわかり、今(2019年)から4~5年前に、将来ベリーベスト以外の事務所にもシステムを提供することに同意したうえで、かねてから信頼していた富士社長にシステム開発を依頼したのでした。当初より、また現在も、ベリーベストは、フルカスタマイズプランを契約しています。

Armanaアルマナ を導入して変わったことは?

当時、システムに求めていたのは、「業務の効率化」と「利益相反チェック」、そして「案件の適切な管理」でした。案件をたくさん受任できても、事件処理を遅滞して事故を起こしては元も子もありません。
実際に Armana を利用するようになり、データが一元化されることにより、弁護士や事務職員の無駄な作業は減り、利益相反のチェックも迅速に、かつ、正確に行えるようになりました。また、案件を受任してからどれくらいの期間が経過しているかを瞬時に一覧で把握できるので、案件の放置による事故の防止ができ、また、案件の滞留も解消されました。そして、それ以上に、広告媒体ごとの効果測定や、弁護士ごとの案件の受任数、受任率、弁護士・支店・取扱分野ごとの売上、さらに、将来の売上予測といった経営指標がリアルタイムに把握できるようになったのが事務所経営にとって大きな武器になりました。

カスタマイズした機能について教えてください

2、3年前に Armana で弁護士の評価ができるよう機能追加を依頼しました。
年功序列の給与体系を、売上を基にした能力評価に変更していましたが、なかなか効果を得られないでいた時でした。
Armana を使って、売上だけではなく、受任数、受任率といった指標まで弁護士の評価に取り入れることにしました。さらに、過去半年の受任率を基にした特殊な計算式で計算したインセンティブを支給するようにし、弁護士毎の受任数、受任率をはじめ、インセンティブの金額まで全ての弁護士に、全員分を公開するようにしました。

評価機能を使ってどう変わりましたか?

この施策が予想をはるかに超えた効果がありました。
弁護士のモチベーションが上がるだけではなく、競争意識が生まれたことで、受任率が大きく向上しました。これにより、広告費を大幅に下げることができました。また、受任数も大幅に増加したため、売上が予想以上に上がりました。さらに、最近受任率が落ちた弁護士のフォローもできるようになり、Armana は人財管理にとってもなくてはならないものになっています。

集客が成功して、案件が増えても、内部のマネジメントがガタガタだと経営はうまくいきません。そして、マネジメントがうまく行けば、その効果は集客の向上にもつながります。つまり、集客とマネジメントの両輪がそろってはじめて事務所は成長できます。Armana はこの両輪をつなぐシャフトであり、弁護士や事務員が頑張ってくれたというのは言うまでもありませんが、Armana がなければ間違いなく今の成長はありませんでした。

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ASCOPE Law Office

Armanaアルマナ は事務所と
一緒に成長してくれるシステム

法律事務所 ASCOPE

代表弁護士

阿部 豊 先生

法律事務所 ASCOPE

代表弁護士

阿部 豊 先生

Armanaアルマナ 導入の経緯は?

Armana のフルプランを2年前から利用しています。
共同事務所や数多くの案件を取り扱っている事務所では、案件管理システムは欠かせないと思います。案件管理システムを導入すれば、代表電話に出た事務職員が、電話してきた人の属性(依頼者、相手方、新規の依頼者又は関係者等)を判別し、伝言等の連絡も極めてスムーズに行うことが可能となります。また、コンフリチェックもいちいち全弁護士に確認するといった業務もなくなります。さらに案件ごとに定期的なタスク等を設定して、事件放置を防ぐことが可能となる等様々なシステム化のメリットが受けられるからです。

Armanaを導入する前、弊所では、案件管理システムとして、複数人で共同編集可能なエクセルの様な所内システムを使用していました。
このシステムは、一覧性に優れているものの、同時に共同編集を行っていて、誤ってデータを削除することがしばしば発生し、バックアップを毎日取り、それと誤ったデータとの整合性を調査し復旧作業を行う必要がある等の問題がありました。さらに案件数の増大により、検索応答性も悪化し、業務効率の低下の問題もありました。
案件数の増大にも関わらず、検索応答性がよく、かつ、データ保持について信頼性の高いシステムを探していたところ、Armanaに出会い、導入することにしました。

Armanaアルマナ の導入はスムーズでしたか?

システムの更新は予想以上に大変な作業であり、それを成功に導くには、強いリーダーシップと粘り強い業務改革の実践が求められると思います。
すなわち、システムは既存データ及び業務フローと結びついており、システムを更新することはこれらを一体的に更新することになります。
また、システムの利用者である弁護士及び事務職員も従前のシステム(データと業務フローを含む)に慣れ親しんでおり、彼らにこれら変更を浸透させる必要があります。

弊社では、まず、カイラステクノロジーさんに全所員参加させた説明会でシステムの使い方を説明してもらいました。その後、所内にシステム導入プロジェクトチームを組織し、いつどのタイミングで、誰が、どのデータを登録するかということをルール化し、所内マニュアルとして所内に公開しました。1週間に1回所員全員でミーティングを行い、ルールの周知や運用状況の把握、新しく追加された機能の説明などを行ない、浸透度合いを確かめました。
手はかかりましたが、その分、システムはかなり早い段階で定着し、作業効率も格段に上がりました。現在はもうシステムがあるのが当たり前な状態になっています。

経営者側はどのようにご利用されていますか?

マネジメントとして利用するのは、広告効果の測定や売上、売上見込などの把握です。
担当者毎の手持ち案件数がリアルタイムで分かるので、それを元に案件の割当を行なったりもしています。
案件が放置されていないかチェックできる機能は、弊社から依頼して Armana に追加してもらったものです。担当者毎に、放置されている期間別に、案件数が表示され、さらにその案件がどれかも分かるので、担当者への注意、指導だけではなく、依頼者へのフォローもでき、最悪な事態が起こる前に対応できるようになりました。

必要な機能が追加費用なしで依頼できるのは非常にありがたいです。
システムを使い慣れていくと、こういう機能があったらもっと業務が楽になるとか、こういう数値が見られると経営判断しやすくなるとか人事評価に役立てるとか思いが出てきます。普通のシステムであれば、追加で費用がかかったり、そもそもそういう機能追加は対応していなかったりで、実現できないことが多々あります。Armana の場合は、機能が必要になったら、その都度依頼するだけです。今まで要望を出して、実現されなかった機能はないと思います。
事務所が成長すると、今までのシステムでは満足できなくなっていくものだと思いますが、Armana は事務所と一緒に成長するシステムなので、10年後も20年後も使い続けていると思います。

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Armanaアルマナ 開発

会社概要

会社名 株式会社
カイラステクノロジー
代表取締役 富士 慶
所在地 東京都港区西新橋3-15-12
GG HOUSE 9階
サービスに
関する
お問合せ
050-8880-9020
その他の
お問合せ
050-8880-2936
事業内容
  • Web・システム事業
  • 国内Web開発・運用
  • 国内システム開発・運用
  • アプリケーション開発事業

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